零售行业解决方案

大数据存储·随便随归·快速联查

一、当前背景：

零售行业主要涉及各种零售商店、批发市场、超市、百货商店、连锁店、便利店等等，是一个层次丰富、结构复杂、经营范围广等行业特点。管理的档案有员工人事档案、客户档案、供应商档案、产品档案、销售档案、会计档案、运营档案、工程档案、合同档案等多门类。

二、管理痛点：

零售行业档案数量多、种类多，难以实现标准化、规范化的档案管理；

原始资料不齐全，档案编制不规范、资料跟踪收集不及时、检查工作强度大；

档案难以实现实时归档，档案的手工与数智化耗时长、工作量大；

打印纸质归档：电子化资料仍需打印，再人工匹配、装订、上架归档，浪费大量人力和时间。

三、解决方案：

档案全生命周期管理： 实现归档资料自动收集、快速整理、智能归档和电子档案管理、统计、检索、借阅、鉴定、处置等全生命周期管理。

电子档案全流程自动化管控： 档案管控环节实现自动关联、自动著录条目、自动检测、自动组件、自动组卷、自动提交归档审批等全流程自动化档案管控服务，保障归档数据的完整性、系统性及不可篡改性。

纸质与电子同步归档管理： 确保纸质文件的电子复制件符合业务处理的有关要求，并建立纸质文件与其电子复制件的检索关系。对于实物管理实现动态管理纸质档案状态，归档成功后档案按照管理要求上架到指定电子库房，并线上记录纸质档案物理位置存址，进行实体定位。

培育档案安全合规文化： 制定全方位档案安全检查计划，明确档案安全检查责任主体，定期与不定期开展档案安全监督检查，加强源头治理和事前控制，坚持监督检查和整改提升并重，发现问题及时整改；定期组织企业各层级相关人员参加档案安全知识培训，宣导档案管理相关制度、规范、要求，并将其融入到其日常工作中，提升其档案安全合规性的认知，把安全合规意识贯彻到每一项档案业务。