制造行业解决方案

档案体系·统一存储·赋能生产

一、当前背景：

随着社会信息化的不断发展，以及我国制造行业的飞速发展以及企业管理模式的不断更新，在企业档案管理工作中，信息技术所发挥的作用将越来越大。为了提升企业档案管理工作的效率，进而在激烈的市场竞争中处于优势地位，企业就需对信息技术进行合理、有效的运用。加强信息技术运用会给企业档案管理工作带来诸多有益影响，比如可使企业的档案载体得到转变、优化档案分类方案、提升企业档案管理工作的效率等，所以企业档案工作必须从传统档案实物管理转变为全面的档案信息管理，以提升企业档案资源的利用和共享效率以及管理质量。

二、制造业档案归档痛点：

档案管理体系混乱： 由于制造业对于档案管理工作不够重视，导致档案管理流程不规范、权责不明，管理机制存在漏洞，电子档案归档缺乏监督；

缺乏专业的档案管理人员： 制造业档案不仅要对企业内部的各个部门进行档案管理，也需要对供应商和客户进行档案管理。但由于档案管理人员没有受过专业训练，导致档案收集整理过程中存在不规范、不标准的操作；

档案数据割裂： 随着信息化不断发展，制造业在生产制造等业务活动中，使用到越来越多的业务系统，而前端业务系统中的重要档案，都分散在各类业务系统中，档案存在数据孤岛，无法形成数据互通；

电子化程度低： 制造业档案目前绝大多数都以纸质版存档，尚未建立电子档案，存在档案遗漏、缺失的风险，不利于档案的长久保存；

集团化管理难度大： 制造业一般以集团型企业为主，涉及总部职能部门和生产制造工厂，异地档案管理难度大，无法统一标准，更难做到集中管理。

三、制造业档案管理匹配方案：

打造专业成熟的人才队伍： 专职团队中要有懂档案管理，懂信息技术的业务知识全面、档案技能扎实人员组成。建立健全由专兼职档案管理人员组成的横向到边、纵向到底档案工作网络，并明确职责。

构建集团化档案治理体系： 明确集团统一、分级管理、协同推进的档案管理模式。总部负责全系统档案管理工作的整体规划、统一指导与监督；各分子公司对其所形成的档案实行属地化管理，负责各单位档案工作的具体落实与运行。

加快推进数字资源建设： 通过建设数字档案系统，并利用技术手段实现与各类前端业务系统之间的数据互通，实现自动化归档；通过系统丰富的检索方式，配合严密的权限控制，为企业提供快速、便捷的档案查档方式，实现档案数智化运营。同时采用“存量数智化，增量电子化”的管理逻辑，逐步推进传统纸质档案数智化工作，提高档案数智化率。

培育档案安全合规文化： 制定全方位档案安全检查计划，明确档案安全检查责任主体，定期与不定期开展档案安全监督检查，加强源头治理和事前控制，坚持监督检查和整改提升并重，发现问题及时整改；定期组织企业各层级相关人员参加档案安全知识培训，宣导档案管理相关制度、规范、要求，并将其融入到其日常工作中，提升其档案安全合规性的认知，把安全合规意识贯彻到每一项档案业务。

四、档案项目亮点：

符合国家系统功能等相关政策各种要求

档案管理系统符合国家市场监督管理总局、国家标准化管理委员会联合发布了《电子档案管理系统通用功能要求》与其他《机关档案管理规定》，并且满足电子档案接收、档案处理、档案接收检查、电子档案登记、档案征集管理、电子档案组织、档案编目、电子档案格式转换、电子档案关联、电子档案入库、电子档案利用等。

建立档案数字信息化平台

档案管理系统主要是通过数智化手段对档案进行管理，对档案进行数智化处理，在档案数字信息化平台上建立档案查询、管理等功能，实现档案的快速查找、查询、管理等功能，提高工作效率。

建立档案目录体系

建立清晰明了的档案目录体系，包括实体档案目录和电子档案目录，实体档案目录可以便于工作人员进行档案查询、检索等工作，电子档案目录可以便于在数字平台上查找、查询档案信息，降低了信息检索的难度，提高了工作效率。

满足各级单位的检查需求

档案迎检是对档案管理工作的一次全面检查，是对档案管理工作的一次督促和促进。只有经过严格的档案迎检，档案系统内置迎检任务和迎检台账，便于数据的自动统计和导出，记录检查全过程。