新城控股集团

新城控股集团泛微·文书定案例：新城控股全集团统一的电子档案管理系统

l 客户简介

新城控股集团1993年创立于江苏常州，现总部设于上海。经过31年的快速发展，成为跨足住宅地产和商业地产的综合性房地产集团，截至2022年底，公司总资产达人民币4579.07亿元。2015年，新城控股集团在上海证券交易所A股上市，成为国内首家实现B转A的民营房企。

l 项目挑战与解决方案

挑战1：对照国家标准，结合新城控股档案管理现状，现有档案系统存在数据统计看板缺失、缺少字段、跨全宗档案管理功能缺失等功能问题。现有档案管理系统存在浏览器适配版本较低，兼容性较差的问题；系统负载设计有问题；查询和操作权限分离有问题。

解决方案1：在满足现有业务需求的基础上，扩展档案系统功能，基于国标、行标的标准，建设一套安全合规、好用的电子档案管理系统

标签：功能完善、合规

挑战2：原档案系统历史数据量庞大，档案分类方案与现有业务需求不匹配，归档范围表需要更新。

解决方案2：借助数据接收服务，完成系统间的历史数据迁移工作，平滑切换至新档案系统，同时对分类方案和归档范围进行重新梳理，将新分类方案和归档范围内置到档案管理系统中。

标签：历史数据迁移、业务梳理

挑战3：原档案系统没有实现各类电子档案的电子化归档，系统集成性较差。

解决方案3：通过业务系统集成，实现电子档案及其元数据从前端各类业务系统自动归档到档案系统。

标签：异构系统集成、自动归档

l 项目详细设计

1.整体规划 分布实施

建成全集团统一、分权管理、数据安全、功能完善、界面友好、集成度高、扩展性强的电子档案管理系统。

实现各门类（文书、工程、合同、销售、租赁、实物等）档案全生命周期管理

对接公文系统、法务系统、会议系统、BPM系统、SAP、BI、飞书等业务系统，实现组织同步、单点登录、数据集成。

历史数据迁移：原档案系统中的档案库数据、资源库数据、部分工作文档等按老系统规则同步迁移

2.系统架构设计

整体系统架构层面实现三层应用架构，在用户层面，通过分级分权的方式将普通用户、兼职档案管理员、档案管理员、与系统管理员做了细颗粒度的权限区分；在的应用层实现档案全生命周期管理；通过低代码平台实现了系统底层引擎的扩展以及应用WPS文档预览服务实现档案的在线预览。

3.系统集成路线

本次项目实现与新城控股主数据系统单点登录，HR系统完成组织同步、审批中心、邮件、飞书实现代办消息提醒。数据对接方面，分别与SAP系统（销售系统、成本结算、租赁系统、资金系统、商管系统、商管预算、招采系统、融资系统）、EKP系统、BPM系统、法务系统、报账系统、印章系统、公文系统等业务系统对接，实现各门类档案线上化归档。